Nous avons accompagné Paris Musées dans la dématérialisation fiscale des factures via Chorus Pro. Ce projet a inclus l’analyse des processus existants, la modélisation du nouveau processus, la création de supports de formation, et la gestion de la phase de recette. Nous avons également conduit le changement auprès des équipes, assurant une transition fluide vers cette nouvelle solution digitale.
Dématérialiser la gestion des factures fournisseurs chez Paris Musée
En 2015, Paris Musées, l’établissement public gestionnaire des musées de la Ville de Paris, a entrepris un projet ambitieux de dématérialisation fiscale des factures fournisseurs. Ce projet, inscrit dans une dynamique de modernisation de la gestion financière, visait à intégrer la dématérialisation au sein du système Chorus, utilisé par les entités publiques pour le traitement des factures.
L’objectif principal de cette mission était d’accompagner la Direction Financière de Paris Musées dans la phase de recette du projet, ainsi que dans la conduite du changement auprès des utilisateurs opérationnels, tant au siège que dans les différents musées de la capitale.
Un projet attentif à la conduite du changement
Le projet de dématérialisation fiscale des factures fournisseurs pour Paris Musées a commencé par une analyse détaillée des processus financiers existants. Cette analyse couvrait toutes les étapes clés du traitement des factures, allant de l’engagement et la commande, jusqu’à la réception, la distribution, le service fait, le bon à payer et la liquidation. L’objectif était d’identifier les inefficacités potentielles et de comprendre les spécificités de chaque étape afin de concevoir une solution de dématérialisation adaptée aux besoins de Paris Musées. Cette analyse a permis de dresser un état des lieux précis et de poser les bases pour la modélisation du processus cible.
Sur la base de cette analyse, une modélisation du processus cible a été réalisée, en intégrant les spécificités du portail de l’État, Chorus Pro. Cette modélisation visait à rationaliser les flux d’informations et à automatiser au maximum les tâches manuelles. Elle a pris en compte les interactions entre la plateforme de dématérialisation (Démabox) et Chorus, garantissant ainsi une intégration fluide et efficace.
En parallèle, des supports de présentation et de formation ont été rédigés pour accompagner les équipes du siège et des musées. Ces supports ont été conçus pour être clairs et accessibles, facilitant l’adoption de la nouvelle plateforme par les utilisateurs.
La définition du plan de recette a constitué une autre tâche cruciale du projet. Ce plan a été élaboré pour tester le bon fonctionnement du nouveau système avant son déploiement complet. Il incluait des scénarios de test spécifiques, permettant de vérifier que toutes les fonctionnalités répondaient aux exigences opérationnelles et réglementaires. Pour s’assurer de la qualité de la mise en œuvre, une assistance a été fournie lors de la phase de recette, avec un accompagnement personnalisé pour ajuster les paramètres si nécessaire et garantir une transition sans heurts vers la dématérialisation complète des factures fournisseurs.
Conclusion
Le projet de dématérialisation fiscale des factures fournisseurs pour Paris Musées en 2015 a permis de moderniser et d’optimiser la gestion financière de l’établissement. Grâce à une approche structurée et un accompagnement attentif des utilisateurs, la transition vers le système Chorus s’est déroulée de manière efficace, avec des gains significatifs en termes de qualité et de rapidité de traitement des factures. Ce projet a ainsi renforcé l’efficacité opérationnelle de Paris Musées, tout en assurant une conformité totale avec les exigences fiscales et réglementaires.
Parexo 