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Dans le cadre de la migration vers la GED Data Content de Tessi, AG2R La Mondiale a bénéficié d’une prestation de direction de projet. Préparation de la migration, mise en place du projet puis gestion des incidents et suivi du run… nous avons accompagné AG2R d’un bout à l’autre de son projet.

Rationaliser et unifier la gestion électronique des documents chez AG2R La Mondiale

AG2R La Mondiale, un acteur majeur de l’assurance et de la protection sociale en France, a entrepris un projet de rationalisation de ses solutions existantes de Gestion Électronique des Documents (GED). Avec l’objectif de moderniser et d’unifier son système GED, la société a décidé de migrer l’ensemble de ses GED existantes vers une solution unifiée. Cette initiative s’inscrit dans une stratégie plus large visant à accélérer la digitalisation de la relation client, permettant ainsi à ses 5 millions de clients d’accéder facilement à leurs documents via leur espace client en ligne.

L’un des principaux défis était de choisir une solution répondant à plusieurs exigences : conformité avec les normes d’archivage à valeur probatoire (Z42 013), réduction de l’utilisation des archives physiques, respect des contraintes RGPD, et intégration d’un système de numérisation certifié selon la norme NF544.

AG2R La Mondiale a choisi la solution en mode SaaS de Tessi, nommée Data Content, pour répondre à ces besoins. Cette solution a été sélectionnée non seulement pour ses capacités techniques, mais aussi pour son alignement avec les exigences légales et normatives, cruciales pour un acteur du secteur de l’assurance.

Le projet a impliqué la migration de sept GED existantes représentant un volume de 20 To de données.

La direction de projet avait pour mission de coordonner l’ensemble des actions internes et externes, de garantir le respect des délais, et de s’assurer que les performances attendues étaient atteintes.

Les étapes clés du projet

1. Cadrage des besoins fonctionnels : les besoins fonctionnels ont été précisés lors d’ateliers organisés avec les clients, permettant de s’assurer que la solution retenue répondait exactement aux attentes d’AG2R La Mondiale.
2. Préparation d’un plan de migration : Un plan de migration détaillé a été élaboré pour le transfert des données des sept GED existantes. Ce plan incluait des étapes de validation strictes pour minimiser les risques de perte ou de corruption de données.
3. Paramétrage et mise en Conformité : En collaboration avec les chefs de projet techniques et les architectes, le paramétrage de la nouvelle solution a été défini. Cela comprenait la mise en place d’une convention d’archivage avec un cycle de vie des documents conforme aux contraintes RGPD, en partenariat avec les DPO (Data Protection Officers) des deux parties.
4. Gestion de la qualité et des risques : un système de qualité contractuel a été appliqué, avec une gestion rigoureuse de la matrice des risques en collaboration avec le client. Des Comités de Pilotage Projet (CPP) ont été co-animés pour s’assurer de l’avancement du projet selon les attentes.
5. Validation et Livraison : Les livrables fonctionnels, techniques, et normatifs ont été validés, assurant que le projet respectait les exigences initialement définies.

Après le projet : suivre et prévenir les incidents.

À la fin de 2022, une fois la mise en place du projet achevée, le rôle du directeur de projet a évolué vers celui d’Incident Manager. Ce nouveau rôle consistait à coordonner les actions internes de Tessi en réponse aux incidents de production et aux demandes d’évolution de la solution, garantissant ainsi son maintien en condition opérationnelle.

• Gestion des évolutions : Les demandes d’évolutions formulées par le client étaient intégrées dans le backlog produit pour être analysées par la direction produit. Ces demandes faisaient ensuite l’objet d’une planification et d’une coordination étroite avec le client et les différents métiers.
• Gestion des incidents : En cas d’incident remonté par le client, des tickets étaient ouverts dans l’outil BMC pour un suivi rigoureux, avec une communication transparente vers le client. Des comptes rendus d’incidents étaient produits pour une documentation claire et complète.
• Enrichissement de la base de connaissances : La gestion de la base de connaissances était également une composante essentielle du rôle, permettant de capitaliser sur les incidents et les résolutions pour améliorer continuellement la qualité du service.

Conclusion

Le projet de rationalisation et d’unification des GED chez AG2R La Mondiale a permis à l’entreprise de renforcer sa capacité à répondre aux besoins de ses clients en matière de digitalisation de la relation client. Grâce à une solution robuste et conforme aux normes, AG2R La Mondiale a non seulement amélioré l’efficacité de sa gestion documentaire, mais a également renforcé sa conformité réglementaire et sa capacité à répondre aux défis futurs du secteur. Le rôle d’Incident Manager, ajouté en phase post-projet, a permis de maintenir un haut niveau de service, assurant ainsi une satisfaction client continue.