Nous avons accompagné la Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques dans la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents interfacée avec Salesforce et dans la dématérialisation de ses factures vers Chorus. Analyse des processus métiers, définition de la trajectoire cible, choix de la solution GED, mise en œuvre des flux de facturation électronique… un projet global au service de la transformation digitale et de la conformité réglementaire.
Présentation de la SACD
La Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques est une société de gestion collective fondée en 1777. Elle a pour mission de défendre les droits des auteurs et de collecter puis redistribuer les droits d’auteur dans les domaines du spectacle vivant, de l’audiovisuel, du cinéma, de la radio et des nouveaux médias.
Elle accompagne plusieurs dizaines de milliers d’auteurs en France et à l’international, en assurant la gestion de leurs œuvres, le suivi des diffusions et la rémunération associée. Dans un contexte de transformation numérique des usages, la SACD doit continuellement adapter ses outils pour garantir des échanges fluides, sécurisés et conformes aux obligations réglementaires.
Contexte et enjeux
La Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques (SACD) a engagé une transformation digitale visant à moderniser la gestion de ses documents et à fluidifier les échanges avec ses différents publics : services internes, auteurs et diffuseurs.
Dans ce cadre, plusieurs enjeux majeurs ont été identifiés :
- Centraliser l’ensemble des documents échangés de manière électronique
- Améliorer l’accessibilité et le partage des informations entre les outils métiers
- S’interfacer avec le CRM Salesforce et les plateformes digitales existantes
- Se conformer aux obligations réglementaires de dématérialisation des factures via Chorus
- Harmoniser les pratiques de production et de dépôt des factures
L’objectif était donc de mettre en place une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) intégrée, capable de s’insérer dans un écosystème applicatif complexe.
Approche et méthodologie
Pour répondre à ces enjeux, une démarche structurée a été mise en œuvre, articulée autour de plusieurs phases clés :
1. Analyse de l’existant
- Recensement des processus de production de factures par métier
- Identification des applications du système d’information générant des factures
- Analyse des flux documentaires existants
2. Définition de la cible
- Élaboration de scénarios de dépôt de factures vers Chorus :
- Web services (WS)
- EDI
- Dépôt manuel
- Passage par une plateforme prestataire
- Définition d’une architecture cible intégrant la GED, Salesforce et les applications métiers
3. Structuration du projet GED
- Rédaction du cahier des charges fonctionnel et technique
- Lancement de la consultation éditeurs/intégrateurs
- Analyse des réponses (dépouillement) et accompagnement au choix de la solution
4. Mise en œuvre opérationnelle
- Mise en place du contrat de licences et de maintenance
- Pilotage de l’intégration de la solution GED
- Mise en service des premières chaînes de dématérialisation des factures
Résultats obtenus
La mission a permis à la SACD de franchir une étape majeure dans sa transformation digitale :
- Centralisation des documents au sein d’une GED unifiée
- Interconnexion efficace avec Salesforce et les applications métiers
- Mise en conformité avec les obligations de dépôt des factures sur Chorus
- Mise en place de plusieurs modes de dépôt adaptés aux différents cas d’usage
- Amélioration de la traçabilité et de la fiabilité des échanges documentaires
- Gains de productivité pour les équipes back office
Facteurs clés de succès
- Une analyse fine des processus métiers existants
- Une approche pragmatique intégrant plusieurs scénarios techniques
- Une forte coordination entre les équipes métiers, IT et les prestataires
- Un accompagnement structuré dans le choix et le déploiement de la solution
Conclusion
Ce projet illustre la capacité à déployer une solution de GED au cœur d’un système d’information complexe, tout en répondant à des enjeux réglementaires et opérationnels. La SACD dispose désormais d’un socle robuste pour poursuivre la digitalisation de ses échanges et améliorer l’expérience de ses utilisateurs internes et externes.
Parexo 