Déployer une GED collaborative pour le contrôle de légalité

Nous avons accompagné la Direction générale des collectivités locales et le Pôle d’appui au contrôle de légalité (PIACL), dans le déploiement de la solution Maarch Digital Flow. Objectif : permettre aux préfectures de transmettre des dossiers complexes, composés de multiples pièces, pour instruction par les juristes, tout en constituant une base documentaire de référence. Un projet structurant au service de la qualité juridique et du partage de l’information.

MINISTÈRES ET GRANDES ADMINISTRATIONS

Déployer une GED collaborative pour le contrôle de légalité

Nous avons accompagné la Direction générale des collectivités locales et le Pôle d’appui au contrôle de légalité (PIACL), dans le déploiement de la solution Maarch Digital Flow. Objectif : permettre aux préfectures de transmettre des dossiers complexes, composés de multiples pièces, pour instruction par les juristes, tout en constituant une base documentaire de référence. Un projet structurant au service de la qualité juridique et du partage de l’information.

1. Fluidifier l’instruction des dossiers juridiques

Dans le cadre de ses missions, la Direction générale des collectivités locales coordonne le contrôle de légalité exercé par les préfectures sur les actes des collectivités territoriales.

Ce processus implique la transmission de dossiers souvent volumineux, composés de nombreuses pièces, nécessitant une analyse approfondie par des juristes spécialisés. Les modalités de gestion existantes rendaient ces échanges parfois complexes et peu homogènes.

Le projet visait donc à dématérialiser et structurer ces flux, afin de faciliter la transmission, l’instruction et l’archivage des dossiers, tout en améliorant l’accès à l’information.

2. Concevoir une solution adaptée aux usages métiers

Une phase de cadrage a permis d’identifier les besoins spécifiques des préfectures et des juristes en charge de l’analyse des dossiers.

Sur cette base, une solution a été conçue autour de Maarch Digital Flow, permettant de gérer des dossiers multi-pièces, d’organiser leur instruction et de structurer les échanges entre les acteurs.

Une attention particulière a été portée à la modélisation des workflows, afin de refléter les circuits de validation et d’avis. La solution intègre également des fonctionnalités avancées d’indexation et de recherche, facilitant l’exploitation des documents et la constitution progressive d’une bibliothèque de référence.

3. Déployer un outil collaboratif à l’échelle nationale

Le déploiement de la solution a été conduit en coordination avec les différentes parties prenantes, notamment les équipes centrales et les préfectures.

L’objectif était de proposer un outil simple d’usage, tout en répondant à des exigences élevées en matière de structuration documentaire et de traçabilité. Une attention particulière a été portée à l’accompagnement des utilisateurs, afin de favoriser l’adoption de nouveaux modes de travail plus collaboratifs.

La mise en place progressive de la solution a permis de sécuriser son appropriation et d’ajuster les paramétrages en fonction des retours terrain.

4. Des bénéfices concrets pour les acteurs du contrôle de légalité

La solution mise en place permet aujourd’hui de :

✓ faciliter la transmission de dossiers multi-pièces entre les préfectures et les juristes
✓ structurer les processus d’instruction et de rendu d’avis
✓ constituer une bibliothèque documentaire de référence
✓ exploiter efficacement les documents grâce à des fonctions d’indexation et de recherche avancée
✓ harmoniser les pratiques à l’échelle nationale

5. Un socle pour renforcer l’expertise juridique

Ce projet illustre la capacité à déployer une GED métier au service d’enjeux juridiques complexes, en combinant structuration des processus, gestion documentaire avancée et collaboration entre acteurs.

La Direction générale des collectivités locales dispose désormais, avec Maarch Digital Flow, d’un outil structurant pour renforcer la qualité du contrôle de légalité et capitaliser durablement sur l’expertise produite.