Expérimenter à la préfecture de la région d’Île-de-France

Nous avons accompagné la préfecture de la région d’Île-de-France dans la mise en place d’une expérimentation puis du déploiement de la solution Gestion électronique de correspondance Maarch Courrier. Réorganisation du service Courrier, audit et diagnostic des flux documentaires, formation… un projet 360° de transformation digitale !

MINISTÈRES ET GRANDES ADMINISTRATIONS

Expérimenter à la préfecture de la région d’Île-de-France

1. Un levier clé de modernisation

Acteur central de la coordination des politiques publiques en Île-de-France, la préfecture s’inscrit dans une dynamique forte de transformation numérique. La dématérialisation des courriers et des parapheurs s’est ainsi imposée comme un levier stratégique pour améliorer l’efficacité des processus et adapter les modes de travail.

À l’issue d’une phase d’étude, la solution Maarch Courrier a été retenue pour sa robustesse et son adéquation aux contraintes du secteur public.

2. Structure et piloter

Notre intervention a couvert l’ensemble du cycle projet, avec une approche à la fois méthodique et opérationnelle. Nous avons notamment :

✓ réalisé un audit des flux documentaires et des pratiques existantes
✓ accompagné la réorganisation du service courrier
✓ défini la trajectoire et le plan de déploiement
✓ assuré le pilotage global et la coordination des acteurs

Ce travail a permis de sécuriser les choix structurants et de donner une vision claire à l’ensemble des parties prenantes.

3. Expérimenter pour mieux déployer

Dès janvier 2022, une phase d’expérimentation a été mise en place sur un périmètre ciblé. Pendant quatre mois, quatre services et une cinquantaine d’agents ont testé la solution en conditions réelles. Cette étape, que nous avons pilotée, a permis d’ajuster les processus, de valider les usages et de préparer un déploiement maîtrisé à plus grande échelle.

La réussite du projet reposait sur l’appropriation de l’outil par les équipes. Nous avons donc structuré une démarche de conduite du changement combinant communication, formation et accompagnement de proximité. Le déploiement progressif, engagé à partir de septembre 2022, a permis une montée en compétence fluide et durable des agents.

4. Des bénéfices concrets

La solution mise en place permet aujourd’hui de :

✓ centraliser et fiabiliser la gestion des courriers
✓ accélérer leur traitement et leur diffusion
✓ améliorer la traçabilité des échanges
✓ réduire significativement l’usage du papier

Elle contribue ainsi à la fois à l’efficacité opérationnelle des services et à la réduction de leur impact environnemental.

5. Conclusion : un projet maîtrisé

Ce projet illustre notre capacité à concevoir, structurer et piloter des projets complexes, en intégrant les dimensions métiers, techniques et humaines. L’objectif : sécuriser le déploiement et garantir une adoption durable par les équipes.