Moderniser la gestion des factures fournisseurs chez Paris Musées

Nous avons accompagné Paris Musées dans la dématérialisation fiscale de ses factures fournisseurs via Chorus Pro. Analyse des processus existants, modélisation du processus cible, préparation de la recette, création de supports de formation et conduite du changement… un projet structurant au service de la modernisation de la gestion financière et de la conformité réglementaire.

CULTURE ET INSTITUTIONS CULTURELLES

Moderniser la gestion des factures fournisseurs chez Paris Musées

1. Accélérer la modernisation financière

Établissement public en charge des musées de la Ville de Paris, Paris Musées gère des volumes importants de factures fournisseurs, répartis entre le siège et les différents musées.

Dans une logique de transformation digitale, l’établissement a engagé dès 2015 un projet de dématérialisation fiscale des factures, avec pour objectif d’intégrer pleinement ces flux au sein de Chorus Pro.

Ce projet répondait à plusieurs enjeux : améliorer l’efficacité du traitement des factures, fiabiliser les échanges, réduire les manipulations manuelles et garantir la conformité aux exigences réglementaires du secteur public.

2. Analyser et concevoir une cible adaptée

Le projet a débuté par une analyse approfondie des processus financiers existants, couvrant l’ensemble du cycle de vie des factures fournisseurs : engagement, commande, réception, distribution, service fait, bon à payer et liquidation.

Cette phase a permis d’identifier les points de friction, les spécificités organisationnelles ainsi que les pratiques propres aux différents établissements. Sur cette base, un état des lieux précis a été établi afin de poser les fondations d’une transformation cohérente.

Une modélisation du processus cible a ensuite été réalisée, en intégrant les contraintes et fonctionnalités de Chorus Pro. L’objectif était de rationaliser les flux, d’automatiser certaines étapes et de garantir une circulation fluide de l’information.

Cette modélisation a également pris en compte l’intégration avec la plateforme de dématérialisation utilisée, assurant la continuité des échanges entre les différents outils.

3. Sécuriser le déploiement et accompagner les équipes

La réussite du projet reposait sur une mise en œuvre rigoureuse et une forte attention portée à l’accompagnement des utilisateurs.

Un plan de recette détaillé a été élaboré afin de tester le bon fonctionnement du dispositif avant sa mise en production. Ce plan incluait des scénarios couvrant les différents cas d’usage, permettant de valider la conformité fonctionnelle et réglementaire du système.

Une assistance opérationnelle a été assurée pendant toute la phase de recette, afin d’ajuster les paramétrages, corriger les anomalies éventuelles et sécuriser le passage en production.

Parallèlement, une démarche structurée de conduite du changement a été mise en place. Des supports de formation et de présentation ont été conçus pour les équipes du siège et des musées, avec un objectif clair : faciliter l’appropriation des nouveaux գործընթաց et garantir une adoption homogène de la solution.

4. Des bénéfices concrets pour les équipes

La solution mise en place permet aujourd’hui de :

✓ dématérialiser l’ensemble des factures fournisseurs via Chorus Pro
✓ fluidifier les circuits de validation et de traitement
✓ améliorer la traçabilité des opérations financières
✓ réduire les tâches manuelles et les risques d’erreur
✓ harmoniser les pratiques entre le siège et les musées
✓ renforcer la conformité aux exigences fiscales et réglementaires
✓ accélérer les délais de traitement des factures

5. Une transformation durable des processus financiers

Ce projet illustre la capacité à accompagner une organisation publique dans la modernisation de ses գործընթաց financiers, en combinant expertise méthodologique, maîtrise des outils et conduite du changement.

Grâce à cette transformation, Paris Musées dispose désormais d’un dispositif robuste et pérenne pour la gestion dématérialisée de ses factures, lui permettant d’améliorer durablement son efficacité opérationnelle tout en garantissant une conformité totale avec les obligations réglementaires.