Moderniser la gestion documentaire au Conseil départemental des Yvelines

Au sein de la Direction des Systèmes d’Information du Conseil départemental des Yvelines, nous avons accompagné la mise en œuvre d’une solution de Gestion Électronique de Courriers (GEC) en intégration avec l’environnement documentaire existant basé sur la GED Alfresco. Ce projet s’inscrivait dans une démarche plus large de modernisation des outils documentaires et d’amélioration des processus de traitement des échanges administratifs.

COLLECTIVITÉS TERRITORIALES

Moderniser la gestion documentaire au Conseil départemental des Yvelines

Au sein de la Direction des Systèmes d’Information du Conseil départemental des Yvelines, nous avons accompagné la mise en œuvre d’une solution de Gestion Électronique de Courriers (GEC) en intégration avec l’environnement documentaire existant basé sur la GED Alfresco. Ce projet s’inscrivait dans une démarche plus large de modernisation des outils documentaires et d’amélioration des processus de traitement des échanges administratifs.

1. Faire évoluer un socle documentaire existant

Déjà largement déployée au sein de la collectivité, la GED Alfresco occupait une place centrale dans la gestion documentaire des services. L’enjeu consistait à compléter cet existant avec une solution de Gestion Électronique de Courriers capable de répondre aux besoins métiers tout en garantissant une intégration fluide avec l’écosystème documentaire en place.

Dans ce contexte, nous avons assuré le pilotage des évolutions de la GED Alfresco tout en préparant l’intégration d’une nouvelle brique applicative dédiée à la gestion des courriers entrants et sortants.

Une phase d’analyse des besoins a permis d’identifier les attentes des directions métiers, les contraintes fonctionnelles ainsi que les enjeux d’interopérabilité avec les outils déjà utilisés par les équipes.

2. Structurer le choix d’une solution adaptée

Le projet a nécessité un important travail de cadrage et de sourcing afin d’identifier une solution de Gestion Électronique de Courriers adaptée aux usages de la collectivité et aux contraintes techniques de la DSI.

L’étude des différentes solutions du marché a permis de définir une trajectoire cohérente avec les objectifs de modernisation documentaire du Département, tout en sécurisant les enjeux d’intégration avec le système d’information existant.

Cette phase a également contribué à clarifier les besoins fonctionnels, les processus cibles ainsi que les conditions de déploiement de la future solution.

3. Piloter l’intégration et accompagner les usages

La mise en œuvre du projet a reposé sur un pilotage étroit des travaux d’intégration avec la GED Alfresco afin d’assurer une circulation fluide des documents et une continuité des processus documentaires entre les différentes plateformes.

Notre intervention a couvert la coordination des acteurs techniques, le suivi des évolutions applicatives ainsi que l’accompagnement des équipes dans l’appropriation du nouvel environnement documentaire.

Au-delà du projet de Gestion Électronique de Courriers, cette mission a également mobilisé une expertise ECM transverse sur plusieurs projets structurants, notamment autour des portails usagers et du parapheur électronique.

4. Garantir la continuité de service

En parallèle des projets d’évolution, une attention particulière a été portée au maintien en conditions opérationnelles des applications documentaires. La gestion du RUN et le pilotage des incidents ont permis d’assurer la stabilité des services et la continuité des usages pour les agents.

Cette approche associant pilotage projet, expertise fonctionnelle et gestion opérationnelle a contribué à renforcer la fiabilité de l’environnement documentaire et à accompagner durablement sa transformation.

5. Une transformation documentaire maîtrisée

Ce projet illustre notre capacité à piloter des environnements documentaires complexes en conciliant enjeux techniques, besoins métiers et continuité de service. L’intégration d’une solution de Gestion Électronique de Courriers au sein de l’écosystème documentaire existant a permis au Conseil départemental des Yvelines de consolider ses processus documentaires et de soutenir durablement la transformation numérique de ses services.