Piloter le déploiement de la GEC Maarch au Ministère de l'Intérieur

Dans le cadre du remplacement d’une solution existante, nous avons accompagné la DTNUM du ministère de l’Intérieur dans le pilotage du déploiement de la solution open source Maarch Courrier. Coordination multi-acteurs, structuration du projet, accompagnement des utilisateurs et production de რესსources… une mission d’envergure au service de la modernisation des pratiques documentaires.

MINISTÈRES ET GRANDES ADMINISTRATIONS

Piloter le déploiement de la GEC Maarch au ministère de l'Intérieur

1. Opter pour une alternative open source

Dans une logique de modernisation et de maîtrise de ses outils numériques, la Direction du numérique du ministère de l’Intérieur a fait le choix de remplacer une solution existante par Maarch Courrier, une solution open source reconnue dans le secteur public.

Ce choix stratégique répondait à plusieurs objectifs : gagner en souveraineté, bénéficier d’une solution flexible et évolutive, et s’inscrire dans une dynamique d’optimisation des coûts sur le long terme. Il impliquait également de structurer un déploiement à grande échelle, capable de s’adapter à la diversité des organisations et des pratiques internes.

2. Piloter un déploiement multi-directions

Le projet s’est distingué par son ampleur, avec un déploiement coordonné à travers plus de 30 directions. Dans ce contexte, le pilotage constituait un facteur clé de succès.

Deux consultants et un directeur de projets ont été mobilisés à temps plein afin d’assurer la gestion de projet, la coordination des parties prenantes et le suivi opérationnel du déploiement. Une attention particulière a été portée à la planification, à la priorisation des actions et à la gestion des dépendances entre les différentes entités.

Cette organisation a permis de garantir une progression maîtrisée du projet, tout en assurant une cohérence globale malgré la multiplicité des interlocuteurs et des contextes métiers.

3. Accompagner les utilisateurs au cœur du projet

Au-delà des enjeux techniques, la réussite du projet reposait largement sur l’adhésion des utilisateurs. Une démarche structurée de conduite du changement a donc été mise en œuvre.

L’accompagnement s’est traduit par un travail de proximité avec les équipes, visant à faciliter la prise en main de Maarch Courrier et à intégrer les nouveaux usages dans les pratiques quotidiennes.

Des actions de formation ont été déployées à grande échelle, en tenant compte des profils et des besoins spécifiques des utilisateurs. Cette approche a permis de sécuriser l’adoption de la solution et de limiter les résistances au changement.

4. Transmettre les compétences et outiller durablement

Dans une logique de responsabilisation des équipes, le projet a mis l’accent sur la transmission des compétences plutôt que sur la dépendance aux intervenants externes.

✓ production de tutoriels et de guides pratiques pour les utilisateurs
✓ mise à disposition de ressources pédagogiques accessibles et réutilisables
✓ accompagnement à la montée en compétence des équipes internes
✓ diffusion des bonnes pratiques de gestion du courrier dématérialisé
✓ autonomisation progressive des directions dans l’usage de la solution

Cette approche a permis d’inscrire le projet dans la durée, en donnant aux équipes les moyens de s’approprier pleinement l’outil et ses évolutions.

5. Un déploiement à grande échelle réussi

Ce projet illustre la capacité à piloter un déploiement complexe dans un environnement étendu et multi-acteurs, tout en plaçant les utilisateurs au cœur de la démarche.

En un an, plus de 400 000 documents ont été enregistrés et plus de 1 000 utilisateurs formés. Des résultats qui témoignent de l’efficacité du dispositif mis en place et de l’adoption réussie de Maarch Courrier au sein du ministère de l’Intérieur.