Préparer la dématérialisation comptables à la Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise

Dans le cadre de sa transformation numérique, la Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise a engagé une étude visant à structurer la dématérialisation de ses processus comptables et documentaires. Cette mission avait pour objectif d’établir un état des lieux des exigences réglementaires, d’identifier les impacts organisationnels et de définir une trajectoire de transition vers des processus dématérialisés.

COLLECTIVITÉS TERRITORIALES

Préparer la dématérialisation des processus comptables à la Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise

1. Structurer une démarche de dématérialisation

La dématérialisation des pièces comptables représentait un enjeu important pour la collectivité, tant sur le plan réglementaire qu’organisationnel. L’objectif consistait à sécuriser les processus tout en améliorant la fluidité des échanges et le traitement des documents.

Notre intervention a débuté par un travail de recensement des pièces justificatives utilisées dans les processus achats et recettes. Cette analyse a permis d’identifier les règles de présentation associées à ces documents, leurs usages dans les différents circuits métiers ainsi que leur niveau de criticité, notamment en matière de valeur probatoire et de signature.

Cette phase d’étude a constitué une base essentielle pour évaluer les possibilités de dématérialisation et mesurer leurs impacts sur l’organisation existante.

2. Analyser les processus comptables existants

Afin de disposer d’une vision globale des pratiques, nous avons conduit une analyse détaillée des macro-processus comptables liés aux achats et aux recettes.

Ce travail de modélisation a permis de formaliser les circuits documentaires, les interactions entre les acteurs ainsi que les points de contrôle structurants. L’étude des processus existants a également mis en évidence plusieurs axes d’amélioration susceptibles d’être apportés par la dématérialisation, aussi bien en termes de qualité de traitement que de gains opérationnels.

L’objectif était de préparer une évolution progressive des pratiques tout en garantissant la conformité réglementaire des futurs processus.

3. Définir une cible de dématérialisation

À partir des constats réalisés, nous avons élaboré une modélisation des processus cibles dans une version entièrement dématérialisée. Cette démarche a permis de définir les futurs modes de fonctionnement ainsi que les interactions nécessaires avec l’application comptable existante et les outils envisagés à terme.

Une attention particulière a été portée à l’intégration des futurs dispositifs documentaires dans le système d’information de la collectivité afin d’assurer la cohérence des flux et la continuité des traitements.

Dans ce cadre, nous avons également accompagné la sélection des outils susceptibles de répondre aux besoins identifiés et présenté les différentes solutions adaptées au contexte de la collectivité.

4. Construire une trajectoire de transformation

Au-delà de l’analyse fonctionnelle, la mission visait à fournir une vision opérationnelle de la transition vers la dématérialisation. Nous avons ainsi produit une note de cadrage détaillant les objectifs, les prérequis, les charges estimées ainsi que les délais associés au projet.

Cette feuille de route a permis à la collectivité de disposer d’une vision claire des étapes nécessaires à la mise en œuvre de la transformation et des moyens à mobiliser pour sécuriser le projet.

5. Une démarche de modernisation préparée

Cette mission illustre notre capacité à accompagner les collectivités dans leurs projets de dématérialisation en conciliant exigences réglementaires, optimisation des processus et transformation des usages. L’étude menée auprès de la Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise a permis de poser les fondations d’une transition documentaire structurée, cohérente et adaptée aux enjeux de la collectivité.